Landesakademie für musisch-kulturelle Bildung e. V.

Buchungs-Portal – Überarbeitung und Weiterentwicklung

Auch eine gut funktionierende Software kommt irgendwann mal „in die Jahre“. Über viele Jahre nutzte die Landesakademie für musisch-kulturelle Bildung e. V. ein PHP-basiertes Internetportal zum Buchen von Veranstaltungen und Aufenthalten in ihren Räumen. Zusätzlich wurde intern eine VisualBasic-Anwendung zur Verwaltung und Organisation aller Abläufe rund um die Aufenthalte sowie zur Rechnungsstellung verwendet.

Doch auch wenn das System grundsätzlich funktionierte, viele Anforderungen ließen sich mit der Software nicht mehr umsetzen: zu langsam, zu schwer zu pflegen, vom Layout her nicht mehr zeitgemäß und technologisch nicht mehr auf dem neuesten Stand.

Neue Technik – Neues Layout – Neue Funktionen

Daher entschied sich die Landesakademie im letzten Jahr dazu, die bestehenden Anwendungen durch eine neue Software-Lösung mit modernem Layout und auf technologisch neuestem Stand zu ersetzen. Alle bestehenden Workflows sollten, überarbeitet und optimiert, in die neue Lösung integriert werden. Zusätzlich sollten auch neue Funktionen, wie z. B. die Möglichkeit zum Generieren von Reports, entwickelt werden.

Agiler Entwicklungsansatz

Die Landesakademie und EUROKEY beschlossen einen agilen Entwicklungsansatz anzuwenden, in dem mit Aventurin Consulting ein externer IT-Spezialist als Koordinator und Moderator auftrat. Im Schritt 1 erstellte EUROKEY eine Basis-Spezifikation, die den grundsätzlichen Ablauf einer Buchung und aller Aktionen rund um den Aufenthalt beschrieb. Parallel dazu wurde ein Mock-Up, d. h. ein Prototyp mit den wichtigsten Nutzer-Interaktionen und dem Layout der Anwendung, entwickelt. Auf dieser Basis wurden die Nutzerinteraktionen sowie das Layout durch die Endanwender geprüft und ggf. nachjustiert.

Step-by-Step-Entwicklung mit kontinuierlichem Monitoring

Erst danach begann die eigentliche Entwicklungsphase. Sukzessive wurden die benötigten Funktionen in der Plattform implementiert. Jeder Entwicklungsschritt wurde von der Landesakademie begleitet, wöchentliche Projektmeetings garantierten ein kontinuierliches Monitoring der Projektfortschritte und sorgten für eine rasche Klärung offener Fragen. Wöchentlich wurden die neu entwickelten Features live vorgestellt und mit den Anforderungen der Nutzer abgeglichen. So konnten eventuelle Missverständnisse frühzeitig ausgeräumt und Fehlentwicklungen vermieden werden.

Paralleles Testen unter Einbeziehung von Nutzerfeedback

Parallel zur Entwicklung wurde mit den Tests begonnen. Auch hier wurden die Landesakademie und ausgewählte Verbände frühzeitig mit eingebunden, so dass das Nutzerfeedback direkt in die Implementierung mit einfließen konnte.

Relaunch zur neuen Saison!

Pünktlich zur neuen Saison wurde die Software offiziell freigeschaltet und löst nun, ausgestattet mit allen relevanten Funktionen und im Layout der Landesakademie, die alte Buchungssoftware ab.

Und gemäß dem von EUROKEY gelebten Manufaktur-Ansatz wird EUROKEY die Landesakademie im Betrieb weiterhin unterstützen.